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Provisorische Version

Die momentan laufenden Installation von Office 365 ist NICHT definitiv. Auf Schuljahr 20/21 erfolgt die Umstellung auf eine neue Domain. Die Daten auf der jetzigen Domain werden voraussichtlich NICHT automatisch übernommen. Während die Verwendung der Apps problemlos ist, empfehlen wir Zurückhaltung beim Speichern auf OneDrive.

Besonders schützenswerte Daten


Sobald es um «besonders schützenswerte» Personendaten geht, ist besondere Vorsicht geboten.

Siehe hierzu die folgenden Verweise:

https://www.educa.ch/sites/default/files/datenschutz.pdf (educa)

https://bgs.zg.ch/frontend/versions/1374 (Kanton Zug)



Zeitlicher Rahmen

Gemäss Rahnemvertrag zwischen Microsoft und Educa ist Office 365 nur bis im Jahr 2020 garantiert in den Basislizenzen enthalten und verursacht für die Schule keine Mehrkosten. Ob und in welcher Form Office 365 ab 2020 zur Verfügung steht, ist noch völlig unklar.

1. OneDrive Kantonsschule Zug

1.1. Was ist OneDrive?

Die Wahl von OneDrive als Speicherort für die Daten der Lehrpersonen, SuS und Fachschaften erfolgt auf Grund von Vorgaben durch den Kanton. OneDrive ist eine klassische Cloudlösung auf der Basis von Office 365, also eine Cloudlösung der Firma Microsoft zum Speichern von Daten. Die Daten werden auf einem Server in der Schweiz gespeichert. Die Informationssicherheit ist gemäss Vorschriften des Datenschutzes gewährleistet.

Strikte Datenschutzvorgaben stehen im Widerspruch zu den Bedürfnissen der Lehrer, Schüler und Angestellten. Die gewählte Lösung vereint die Vorgaben mit diesen Bedürfnissen, die Integration in die Infrastruktur der Kantonsschule Zug ist ebenfalls sichergestellt.

1.2. Wo gibt es die OneDrive Desktop Clients und Mobile Apps und was muss ich bei der Installation beachten?

Um OneDrive nutzen zu können braucht es auf privaten Geräten einen Client. Dieser muss von Ihnen installiert werden.

Die OneDrive Desktop Clients für Windows und Mac findet man kostenfrei unter https://onedrive.live.com/about/de-ch/download/, die Mobile Apps für Smartphones in den jeweiligen App Stores unter dem Namen Microsoft OneDrive (Anbieter Microsoft). Die Mobile Apps sind ebenfalls gratis.

Bei der Installation oder beim ersten Start braucht der Client und die App einige Angaben, diese finden Sie hier:

Serveradresse

https://onedrive.live.com/about/de-ch/

Benutzername

Ihr Windows Login (Lehrer: Kürzel, Schüler: nach.vorn.XXXX, Angestellte: v-nachname)

Passwort

Ihr Windows Passwort

1.3. Wie funktioniert OneDrive?

Das Konzept einer Cloud ist immer ähnlich. Daten die auf verschiedenen Geräten verfügbar sein sollen, werden auf einem Server (bzw. einem Servercluster) gespeichert. Die Clients stellen sicher, dass sich auf allen Clients und Geräten ein identischer Datenbestand befindet. Fehlende Daten werden automatisch vom Server bezogen, Änderungen werden dem Server übermittelt.

 

1.4. Wo sind meine Daten?

Alle Daten, welche Sie auf OneDrive speichern, liegen auf dem entsprechenden Server von Microsoft und auf Ihren Endgeräten, d.h. Sie können jederzeit auch off-line an Ihren Dokumenten arbeiten. Die Synchronisation erfolgt, wenn Sie mit ihrem Endgerät das nächste Mal online gehen.

Der Speicherplatz auf OneDrive ist für Lehrer auf 20GB und für Schüler auf 1GB beschränkt.

1.5. Wie bekomme ich Daten von meinem Computer auf die Cloud?

Nachdem Sie den OneDrive Desktop Client installiert haben (siehe Punkt 2), erscheint in ihren Verzeichnissen ein neues Verzeichnis mit dem Namen OneDrive – Kantonsschule Zug. Alle Dateien und Verzeichnisse, die Sie auf der Cloud haben wollen, verschieben Sie nun in dieses Verzeichnis. Damit fängt ein automatischer Upload Prozess an, der allerdings so seine Zeit dauern kann. Umgekehrt können Sie, wieder nachdem Sie den Desktop Client installiert haben, direkt aus der Cloud heraus mittels des Icons "Hochladen" bestimmen, welche Dateien und Verzeichnisse von Ihrem Computer in die Cloud geladen werden sollen.

1.6. Wie greife ich auf meine Daten zu?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten auf die Daten in der Cloud zuzugreifen.

1.6.1.  auf privaten Geräten

Auf privaten Geräten müssen Sie zuerst den OneDrive Client installieren (siehe Punkt 2). Bei der Installation des Clients wird ein OneDrive Verzeichnis (OneDrive – Kantonsschule Zug) festgelegt. In dieses werden die Daten aus OneDrive synchronisiert. Alle Daten die auf Ihrer Cloud gespeichert sind, sind nach dem initialen Synchronisationsprozess unter dem von Ihnen definierten Verzeichnis vorhanden und alles, was Sie in diesem Verzeichnis auf Ihrem privaten Gerät ablegen, wird in OneDrive synchronisiert und ist damit auch von anderen Geräten aus erreichbar, auf denen Sie den OneDrive Client installiert haben.

Achtung

Bei Verlust des Gerätes können auch die darauf gespeicherten Daten in die Hände Dritter fallen! Vermeiden Sie OneDrive für persönliche oder datenschutzrechtlich relevante Daten.

1.6.2. über das Internet

Sie können auf die Seite https://onedrive.live.com/about/de-ch/ zugreifen um auf Ihre Daten in der Cloud zuzugreifen. Sie müssen sich dort zuerst oben links mit Ihren Schul-Log-in Daten anmelden.

Sie sehen dann die von Ihnen im Laufwerk "OneDrive – Kantonsschule Zug" angelegten Verzeichnisse.

1.7. Wie kann ich meine Daten teilen?

1.7.1. Sharing

Sie können Daten mit anderen Benutzern der Kantonsschule Zug teilen.

Wählen Sie die Datei (oder das Verzeichnis) in OneDrive aus (anklicken des Kreises links), die Sie teilen wollen. Wählen Sie dann oben links die Funktion "Teilen".

Sie haben nun die Möglichkeit Namen oder E-Mail Adresse der Person einzugeben, mit der Sie die Datei teilen wollen.

Zudem können Sie festlegen, bei welchen Personen der Link funktionieren soll und ob die betreffenden Personen das Recht haben sollen, die Datei zu bearbeiten. An dieser Stelle können Sie auch ein Ablaufdatum für den Link festlegen, wenn Sie sicherstellen wollen, dass die Teilung der Datei nur bis zu einem gewissen Zeitpunkt aktiv ist.

1.7.2. Freigaben aufheben

Es kommt sicher vor, dass Sie freigegebene Daten nicht länger teilen wollen. Sie können dies auf einfache Art und Weise erledigen.

1.7.3. Übersicht über geteilte Daten

Im Menü von OneDrive sehen Sie auf der linken Seite Geteilt. Unter diesem Menüpunkt sehen Sie, welche Daten Sie freigegeben haben, bzw. welche Daten mit Ihnen geteilt werden.

Daten beim Wechsel zur definitive Installation auf dem eigenen Computer sichern

1.8. Sichern der Daten vor dem Wechsel auf die definitive Installation von Office 365

Wenn Sie Daten auf OneDrive speichern, müssen Sie diese vor dem Wechsel zur definitiven Installation von O365 an der KSZ lokal speichern, damit sie nicht verloren gehen. Sie werden rechtzeitig orientiert (Newsletter), wann dies der Fall sein wird.

Machen Sie dazu folgendes:

  • Ziehen Sie alle ihre Ordner aus dem Verzeichnis OneDrive - Kantonsschule Zug in ein anderes temporäres Verzeichnis.
  • Deinstallieren Sie dann den OneDrive Client.
  • Sobald die definitive Installation läuft, gehen Sie wieder gemäss den Punkten 1.2 und 1.5 in dieser Anleitung vor.
  • Sollten noch weitere Fragen auftauchen, melden Sie sich mit dem Stichwort "OneDrive" bei support@ksz.ch.


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