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Besonders schützenswerte Daten

Sobald es um «besonders schützenswerte» Personendaten geht, ist besondere Vorsicht geboten.

Siehe hierzu die folgenden Verweise:

https://www.educa.ch/sites/default/files/datenschutz.pdf (educa)

https://bgs.zg.ch/frontend/versions/1374 (Kanton Zug)



1. OneDrive Kantonsschule Zug

1.1. Was ist OneDrive? Worin unterscheiden sich OneDrive und SharePoint?

Die Schule stellt den Lehrkräften und Schüler*innen Microsoft 365, inkl. OneDrive, zur Verfügung, solange sie an der Schule unterrichten bzw. den Unterricht besuchen.

Achtung: Beim Verlassen der KSZ geht der Zugang zu Microsoft365 und damit zu den auf OneDrive abgespeicherten Dateien verloren, d.h. die Daten müssen vorgängig Daten lokal gespeichert werden.

OneDrive ist die Cloudlösung von Microsoft 365 zum Speichern von Daten, d.h. die Daten werden online in der Cloud gespeichert und von dort aus mit den verschiedenen Endgeräten (Laptop, Handy, Desktop) synchronisiert.

Microsoft /M365 stellen zwei verschiedene Clouds zur Speicherung von Daten zur Verfügung: OneDrive und SharePoint.

SharePoint ist diejenige Cloud, die von der Institution her organisiert und genutzt wird. Apps wie Teams nutzen diesen Speicher und der Administrator vergibt die Zugriffsrechte. Demgegenüber ist OneDrive der persönliche Speicherbereich der Lehrpersonen und der Lernenden, den sie selber individuell nutzen können und für den Sie über die vollen Zugriffsrechte verfügen. 

Die Wahl von OneDrive als Speicherort für die Daten der Lehrpersonen, SuS und Fachschaften erfolgt auf Grund von Vorgaben durch den Kanton. OneDrive ist eine klassische Cloudlösung auf der Basis von Office 365, also eine Cloudlösung der Firma Microsoft zum Speichern von Daten. Die Daten werden auf einem Server in der Schweiz gespeichert. Die Informationssicherheit ist gemäss Vorschriften des Datenschutzes gewährleistet.

Strikte Datenschutzvorgaben stehen im Widerspruch zu den Bedürfnissen der Lehrer, Schüler und Angestellten. Die gewählte Lösung vereint die Vorgaben mit diesen Bedürfnissen, die Integration in die Infrastruktur der Kantonsschule Zug ist ebenfalls sichergestellt.

1.2. Wo gibt es die OneDrive Desktop Clients und Mobile Apps und was muss ich bei der Installation beachten?

Um OneDrive nutzen zu können braucht es auf privaten Geräten einen Client. Dieser muss von Ihnen installiert werden.

Die OneDrive Desktop Clients für Windows und Mac findet man kostenfrei unter https://onedrive.live.com/about/de-ch/download/ (oder über https://portal.office.com/); die Mobile Apps für Smartphones in den jeweiligen App Stores unter dem Namen Microsoft OneDrive (Anbieter Microsoft). Die Mobile Apps sind ebenfalls gratis.

Bei der Installation oder beim ersten Start braucht der Client und die App einige Angaben, diese finden Sie hier:

Serveradresse

https://onedrive.live.com/about/de-ch/

Benutzername

Ihr Windows-Login (Lehrpersonen: xyzj@ksz.edu-zg.ch, Schüler*innen: benutzername@ksz.edu-zg.ch, z.B. nach.vorn.0000@ksz.edu-zg.ch)

Passwort

Ihr Windows Passwort

1.2.1. KSZ-OneDrive Konto zu einem bestehenden OneDrive-Ordner hinzufügen

Private OneDrive-Konten und Microsoft 365-Geschäfts-oder Schulkonten können nicht zusammengeführt werden, können aber nebeneinander verwendet werden, bzw. kann man Dateien kopieren oder von einem Ordner in einen anderen ziehen und ablegen.

Auf Windows 10 ist OneDrive standardmässig vorinstalliert. Um ein neues Konto hinzuzufügen, rechts klicken auf den OneDrive-Ordner, dann im Menü auf "Einstellungen":

In Einstellungen die Option Konto und dann Konto hinzufügen auswählen.

OneDrive Setup/Einrichten wird gestartet, dort mit dem KSZ-Login anmelden.

Nach der Installation des OneDrive Desktop Client erscheint im Dateienordnerverzeichnis (Explorer) ein neues Verzeichnis mit dem Namen OneDrive-EDU ZG. Man kann nun alle Dateien und Verzeichnisse, die man auf der Cloud haben möchte, in dieses Verzeichnis verschieben oder kopieren; der automatische Upload-Prozess kann je nach Grösse der Dateien länger dauern. Nach dem initialen Synchronisationsprozess sind alle Daten, welche im Verzeichnis OneDrive-EDU Zug abgelegt wurden, auf der Cloud gespeichert. Wenn man eine Datei in diesem Verzeichnis bearbeitet, wird die geänderte Version im Cloud-Verzeichnis gespeichert und umgekehrt (d.h. Änderungen an Dateien auf https://onedrive.live.com/about/de-ch/ werden auf den verschiedenen Endgeräten gespeichert).

1.3. Wie funktioniert OneDrive?

Das Konzept einer Cloud ist immer ähnlich. Daten die auf verschiedenen Geräten verfügbar sein sollen, werden auf einem Server (bzw. einem Servercluster) gespeichert. Die Clients stellen sicher, dass sich auf allen Clients und Geräten ein identischer Datenbestand befindet. Fehlende Daten werden automatisch vom Server bezogen, Änderungen werden dem Server übermittelt.

1.4. Wo sind meine Daten?

Alle Daten, welche Sie auf OneDrive speichern, liegen auf dem entsprechenden Server von Microsoft und auf Ihren Endgeräten, d.h. Sie können jederzeit auch off-line an Ihren Dokumenten arbeiten. Die Synchronisation erfolgt, wenn Sie mit ihrem Endgerät das nächste Mal online gehen.

Lehrpersonen und Schüler*innen steht pro Person auf OneDrive ein Speicherplatzvolumen von 1TB zur Verfügung.

1.4.1. Speichermodus anpassen: Daten online/offline speichern

Alle Daten, welche im OneDrive-Ordner gespeichert sind, liegen auf dem entsprechenden Server von Microsoft sowie auf den verschiedenen Endgeräten (Laptop, Desktop, Handy), auf denen der OneDrive Client installiert ist.

Standardmässig werden die Dateien nur online gespeichert, d.h. man muss auf dem Endgerät Internetzugriff haben, um die aktuelle Version einer Datei abzurufen und sie bearbeiten zu können. Man kann jedoch auf jedem Endgerät, auf dem der OneDrive Desktop Client installiert ist, für die einzelnen Ordner festlegen, ob dieser auch offline auf dem Gerät gespeichert werden soll:

  • Rechtsklick auf den gewünschten Ordner/Datei, immer behalten auf diesem Gerät wählen -> grünes Häkchen erscheint nach der Synchronisierung. Nun kann man jederzeit auch offline an den Dokumenten arbeiten; die Synchronisierung erfolgt, wenn das Endgerät das nächste Mal online ist.

 

1.5. Wie bekomme ich Daten von meinem Computer auf die Cloud?

Nachdem Sie den OneDrive Desktop Client installiert haben (siehe Punkt 2), erscheint in ihren Verzeichnissen ein neues Verzeichnis mit dem Namen OneDrive – EDU ZG. Alle Dateien und Verzeichnisse, die Sie auf der Cloud haben wollen, verschieben Sie nun in dieses Verzeichnis. Damit fängt ein automatischer Upload Prozess an, der allerdings so seine Zeit dauern kann. Umgekehrt können Sie, wieder nachdem Sie den Desktop Client installiert haben, direkt aus der Cloud heraus mittels des Icons "Hochladen" bestimmen, welche Dateien und Verzeichnisse von Ihrem Computer in die Cloud geladen werden sollen.

1.6. Wie greife ich auf meine Daten zu?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten auf die Daten in der Cloud zuzugreifen.

1.6.1.  auf privaten Geräten

Auf privaten Geräten müssen Sie zuerst den OneDrive Client installieren (siehe Kap. 1.2.). Bei der Installation des Clients wird ein OneDrive Verzeichnis (OneDrive – EDU ZG) festgelegt. In dieses werden die Daten aus OneDrive synchronisiert. Alle Daten die auf Ihrer Cloud gespeichert sind, sind nach dem initialen Synchronisationsprozess unter dem von Ihnen definierten Verzeichnis vorhanden und alles, was Sie in diesem Verzeichnis auf Ihrem privaten Gerät ablegen, wird in OneDrive synchronisiert und ist damit auch von anderen Geräten aus erreichbar, auf denen Sie den OneDrive Client installiert haben.

Achtung:

Bei Verlust des Gerätes können auch die darauf gespeicherten Daten in die Hände Dritter fallen! Vermeiden Sie OneDrive für persönliche oder datenschutzrechtlich relevante Daten.

1.6.2. über das Internet

Sie können auf die Seite https://onedrive.live.com/about/de-ch/ zugreifen um auf Ihre Daten in der Cloud zuzugreifen. Sie müssen sich dort zuerst oben links mit Ihren Schul-Login Daten anmelden.

Sie sehen dann die von Ihnen im Laufwerk "OneDrive – EDU ZG" angelegten Verzeichnisse.

1.7. Wie kann ich meine Daten teilen?

1.7.1. Sharing /Daten teilen

Sie können Daten mit anderen Benutzern und Benutzerinnen der Kantonsschule Zug oder auch mit Personen ausserhalb der KSZ teilen. 

Die Teilen-Funktion eignet sich gut für grössere Dateien und Ordner, welche nicht per Mail verschickt werden können.

Beim Teilen via Desktop Client müssen die angewählten Dateien synchronisiert sein (d.h. wenn man etwas gerade in den OneDrive-Ordner kopiert hat, dauert es je nach Grösse der Dateien ein paar Minuten, bis der Synchronisierung abgeschlossen ist) und man muss Internetzugang haben.

Im Desktop Client werden Dateien mit einem Rechtsklick auf die Datei oder den Ordner geteilt, mit OneDrive Online funktioniert das Teilen wie folgt:

Wählen Sie die Datei (oder das Verzeichnis) in OneDrive aus (anklicken des Kreises links), die Sie teilen wollen. Wählen Sie dann oben links die Funktion "Teilen".

Sie haben nun die Möglichkeit Namen oder E-Mail Adresse der Person einzugeben, mit der Sie die Datei teilen wollen.

Zudem können Sie festlegen, bei welchen Personen der Link funktionieren soll und ob die betreffenden Personen das Recht haben sollen, die Datei zu bearbeiten. An dieser Stelle können Sie auch ein Ablaufdatum für den Link festlegen, wenn Sie sicherstellen wollen, dass die Teilung der Datei nur bis zu einem gewissen Zeitpunkt aktiv ist.

1.7.2. Freigaben aufheben

Es kommt sicher vor, dass Sie freigegebene Daten nicht länger teilen wollen. Sie können dies mit der Funktion "Zugriff verwalten" direkt im Dateienordner oder auf OneDrive online erledigen.

1.7.3. Übersicht über geteilte Daten

Im Menü von OneDrive sehen Sie auf der linken Seite Geteilt. Unter diesem Menüpunkt sehen Sie, welche Daten Sie freigegeben haben, bzw. welche Daten mit Ihnen geteilt werden.


1.8. Sichern der Daten

Wie bei allen Dateien empfiehlt es sich generell, regelmässig ein Backup auf einem lokalen Speicherort oder einem anderen Cloud-Speicherort zu erstellen.

Beim Verlassen der KSZ geht der Zugang zu den OneDrive-Dateien verloren. Die Dateien müssen rechtzeitig vom Nutzer oder der Nutzerin an einen anderen Speicherort kopiert werden, danach kann die Verknüpfung des KSZ-EDU ZG-Kontos aufgehoben werden.

Machen Sie dazu folgendes:

  • Klicken Sie den OneDrive-Ordner «OneDrive EDU ZG» an und markieren Sie dann die darin enthaltenen Ordner. Ziehen Sie alle Ihre Ordner aus dem Verzeichnis OneDrive - EDU ZG in ein anderes lokale Verzeichnis auf Ihrem Computer oder kopieren Sie die Dateien auf einen Stick.

  • Mit einem rechten Mausklick auf den KSZ-OneDrive-Ordner die «Einstellungen» auswählen

  • In den Einstellungen «Verknüpfung dieses PCs aufheben» auswählen:




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