1. Hinweise

1.1. Remote-Sicherheitsaktivierung

Für Benutzer, die ihr Exchange-Konto zum ersten Mal auf ihrem mobilen Gerät einrichten, kann eine Meldung mit der Bezeichnung "Remote-Sicherheitsaktivierung"  oder "Geräteadministrator aktivieren" angezeigt werden.

Sie sollte ähnlich aussehen wie diese:

Diese Nachricht gibt an, dass der KSZ Exchange Server die Sicherheitsfunktionen auf dem Gerät remote (aus der Ferne) steuern muss. Der Benutzer muss akzeptieren, um die Aktivierung des Exchange-Kontos abzuschliessen.

Die KSZ hat nicht vor, eure mobilen Geräte von der Ferne aus zu steuern oder zu löschen. Die einzige Regel ist, dass ein Gerät einen PIN o.ä, von 4 Zeichen haben muss.

Benutzer können jedoch dank dieser Funktion ihre eigenen Geräte aus der Ferne sperren oder löschen, sollte das Gerät verloren gehen oder gestohlen werden.

Der Benutzer selbst kann diesen Prozess initiieren. Bei Bedarf kann mit der KSZ Informatik Kontakt aufgenommen werden.

Die Remote-Sicherheitsaktivierungsnachricht bezieht sich speziell auf diese Funktion.

Leider kann diese Nachricht nicht ohne diese zu Akzeptieren umgangen werden, da es sich um eine integrierte Exchange-Funktion (seit 2007) handelt, welche wir nicht deaktivieren können.

Bei Verwendung der offiziellen Outlook App für iOS und Android wird die Remotezurücksetzung auf die Outlook-App angewendet. Es wird keine vollständige Gerätezurücksetzung durchgeführt.

Artikel zum Thema für Interessierte:

https://serverfault.com/questions/328828/how-to-disable-remote-wipe-for-exchange-2010-activesync

1.2. Posteingang mit Relevanz / Focused Inbox

Ein neues Feature von Microsoft ist es, im Posteingang nur relevante E-Mails anzuzeigen und nicht alle. Mit dem sogenannten Postfach mit Relevanz werden deine E-Mails mehr oder weniger intelligent vorsortiert.

Dieses Feature ist sicher auf Android in der Outlook App standardmässig eingeschalten.

Um dieses Feature zu deaktivieren gehe auf "Einstellungen" - scrolle runter bis zu "Posteingang mit Relevanz" und deaktiviere es.

Mehr Informationen: https://acompli.helpshift.com/a/outlook-mobile/?s=focused-inbox-1422043823

2. Windows

2.1. Outlook 365

→ Anleitung für KSZ-Lehrpersonen: Mailkonto neu einrichten nach der Umstellung des Mailservers Juli 2020 siehe hier.

Beim ersten Start von Outlook 365 wird zuerst nach vorhandenen Konten gesucht.

Ist O365 lokal schon eingerichtet, wird der ksz.edu-zg.ch Account gefunden:

2.1.1. weitere Schritte für Lehrpersonen und Angestellte

 Es erscheint folgendes Fenster, wenn sie auf Verbinden klicken:

Wählen Sie die Option Exchange.

Sie werden nun nach Ihrem Kennwort gefragt. Wie Sie sehen, ist als Benutzername Ihre E-Mailadresse hinterlegt. Dies funktioniert nicht. 

Klicken sie auf Weitere Optionen und wählen sie die untere Option aus, use a different account/anderes Konto benutzen:

Im erscheinenden Dialog geben Sie ihren Benutzernamen (kürzel@ksz.edu-zg.ch) und Ihr Passwort ein. Nun ist auch Ihr  Konto korrekt eingerichtet.

2.1.2. Outlook Mailkonto neu einrichten für Lehrpersonen nach Umstellung des Mailservers

N.B.: Die E-Mailadresse der Lehrpersonen bleibt auch nach der Umstellung gleich, nämlich vorname.nachname@ksz.ch!

Bei Lehrpersonen ist kürzel@ksz.edu-zg.ch ist nur der Benutzername des Mails und dient als Login und Systemmailadresse der verschiedenen Office-Apps.

Outlook starten und dort auf das Menü Datei klicken:

Zuerst das alte Mailkonto entfernen.

Dazu auf Kontoeinstellungen klicken und im Drop-Down-Menü den ersten Punkt, Kontoeinstellungen… wählen.

Im neuen Fenster zuerst einen Speicherort für die persönlichen Daten erstellen: auf die Registrierkarte Datendateien klicken und dann auf Hinzufügen und auf Ok klicken, um den Ordner zu erstellen. Der neue Ordner erscheint in der Liste (Standardname: Meine Outlook-Dateien).

In der Registrierkarte E-Mail auf die E-Mailadresse klicken und danach auf entfernen.

Nochmals im Outlook-Hauptfenster auf das Menü Datei klicken und dann auf Konto hinzufügen:

Die KSZ-E-Mailadresse eingeben und bei den erweiterten Optionen ich möchte mein Konto manuell einrichten auswählen.

Im nächsten Fenster Exchange auswählen.

Bei weitere Optionen die Option anderes Konto verwenden anklicken:

Das KSZ-Login kürzel@ksz.edu-zg.ch und das Kennwort (das neue!) eingeben und auf Anmeldedaten speichern klicken, dann OK.

Warten bis das Konto fertig konfiguriert ist, eventuell erscheinende Berechtigungsmeldung wegklicken.

Am Schluss erscheint die Meldung, dass das Konto erfolgreich hinzugefügt wurde, Fenster schliessen.

Den neuen Mailordner mit einem Klick öffnen. Es dauert eine Weile, bis alle Mails synchronisiert sind.

2.2. Windows Mail

Um Probleme zu vermeiden ist es zu empfehlen, bereits installierte, nicht funktionierende Emailkonten zuerst zu entfernen:

• Das Programm “Mail” öffnen und in die Einstellungen gehen (Zahnrad drücken)
• “Konten verwalten” drücken
• Das zu entfernende Konto anklicken
• “Konto löschen” drücken
• Löschen

Offizielles @ksz.ch-Konto hinzufügen

• Das Programm “Mail” öffnen und in die Einstellungen gehen (Zahnrad drücken)
• “Konten verwalten” drücken
• “Konto hinzufügen” drücken
• “Erweitertes Setup” drücken
• “Exchange ActiveSync” auswählen
• Emailadresse: vorname.nachname@ksz.ch
• Kennwort: Ihr Kennwort
• Benutzername: kürzel@ksz.edu-zg.ch
• Domäne: leer lassen
• Server: mail.edu-zg.ch
• Kontoname: Zum Beispiel Schulkonto
• Es kommt eventuell ein Popup, wo man ja drücken muss

Zusätzliches @ksz.edu-zg.ch Konto hinzufügen:

• Das Programm “Mail” öffnen und in die Einstellungen gehen (Zahnrad drücken)
• “Konten verwalten” drücken
• “Konto hinzufügen” drücken
• Office 365 auswählen
• Login kürzel@ksz.edu-zg.ch auswählen
• Weiter drücken
• Fertig

2.3. Windows Phone

1. Einstellungen auswählen
   
2. E-Mailkonten + andere anwählen
   
3. Konto hinzufügen anwählen
   
4. Exchange auswählen
   
5. E-Mailadresse und Windows-Passwort eingeben
   
6. Mit fertig fertigstellen
   

3. Android

3.1.  Android E-Mail-App

Starte die E-Mail-App. Falls schon ein Konto eingerichtet ist, gehe in die Optionen. Entferne bereits eingerichtete "@ksz" Konten und wähle anschliessend Konto hinzufügen.

Falls noch kein Konto eingerichtet ist, kann dieser Schritt übersprungen werden und direkt weiter gemacht werden.

Wähle den E-Mailprovider Microsoft Exchange

Gib deine E-Mailadresse ein (vorname.nachname@ksz.ch) und dein Windows-Login Passwort und drücke auf Weiter.

Es wird mit dem Server verbunden...

Wählen die Kontoeinstellungen nach deinen Bedürfnissen.

Gib deinem Konto einen passenden Namen, wie zum Beispiel Kantonsschule Zug und lege es bei Bedarf als Standardkonto fest.

Zur Sicherheit wird darauf bestanden, dass dein mobiles Gerät über eine Bildschirmsperre mit PIN o.ä. verfügt. Klicke auf Aktualisieren

Und schon hast du alles eingerichtet! Gratulation!

3.2. Android Outlook-App

Die App kann unter folgendem Link oder direkt im PlayStore beim Suchbegriff "Outlook" heruntergeladen werden:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.outlook&hl=de

Sobald die App öffnet kannst du auf "Jetzt starten" klicken.

Für Lehrpersonen: falls das Einrichten des Mailkontos nach der Umstellung 2020 nicht klappt, zuerst in den Systemeinstellungen des Android-Geräts unter Konten und Sicherung → Konten das vorhandene KSZ-Office-Konto und Emailkonto entfernen.

Gib nun im nächsten Fenster deine "@ksz" E-Mailadresse ein (vorname.nachname@ksz.ch für Lehrpersonen). Weiter

Gib unter Passwort dein Windows-Passwort ein. Alles andere kannst du so belassen. Drücke anschliessend oben rechts auf das Häkchen.

Du wirst gefragt, ob du weitere Konten hinzufügen möchtest. In den meisten Fällen kannst du nun auf Überspringen klicken.

Zum Schluss eine kleine Einführung zur App. Diese kannst du entweder durchklicken oder direkt überspringen.

3.3. Android Outlook-App: neu einrichten nach der Umstellung 2020

Outlook-App öffnen und auf "Jetzt starten" klicken.

Falls das Einrichten des Mailkontos nach der Umstellung 2020 nicht klappt, zuerst in den Systemeinstellungen des Android-Geräts unter Konten und Sicherung → Konten das vorhandene KSZ-Office-Konto und Emailkonto entfernen.

Wahrscheinlich findet Outlook vorhandene Konten und schlägt vor, diese hinzuzufügen. Das Häckchen nicht setzen, auf überspringen klicken.

Gib nun im nächsten Fenster deine "@ksz" E-Mailadresse ein (vorname.nachname@ksz.ch) und klicke auf Weiter.

Es sollte die Option Konto manuell einrichten erscheinen. Diese Auswählen und im nächsten Schritt den Exchange-Server auswählen, das blaue und nicht das rote Logo!

Im nächsten Schritt folgende Konfiguration eingeben:

Server: mail.edu-zg.ch

Domäne\Benutzername: \kürzel@ksz.edu-zg.ch (Achtung: mit einem \ anfangen!)

Kennwort: neues Passwort eingeben

Wenn erwünscht, bei Beschreibung einen Kontonamen eingeben.

Dann oben rechts auf das Häckchen klicken.

Das Konto ist jetzt fertig konfiguriert und die Mails werden synchronisiert.

Achtung: Standardmässig ist der Posteingang nach Relevanz aktiviert, dieser kann in den Einstellungen (klicken auf das blaue Kontosymbol oben links, dann unten in den Einstellungen) wieder deaktiviert werden.

4. Apple

4.1. macOS

4.1.1. Apple Apps in macOS

Unter Systemeinstellungen → Internet-Accounts → Exchange kann ein Exchange Konto hinzugefügt werden

E-Mailadresse und Windows-Passwort der KSZ eingegeben.

Auswahl welche Exchange Daten zur Verfügung stehen sollen.

Exchange Konto wurde erfolgreich mit den Apple Apps verknüpft.

Sollten die obigen Schritte nicht zum Erfolg geführt haben, dann klappts vielleicht so: os1015Anleitung.pdf.

4.1.1.1. Passwort gewechselt

Nachdem das Passwort des  Benutzers gewechselt wurde, muss auch im Mailprogramm das Passwort geändert werden!

Es wird so sein, dass beim öffnen des Programm "Mail" folgende Meldung erscheint:

Falls nach Eingabe des neuen Windows-Passwort die Meldung weiterhin erscheint, muss das Passwort in den Kontoeinstellungen geändert werden.

Klicke hierzu oben auf "Mail" - "Accounts".

Wähle links deine @ksz - E-Mailadresse. Wähle recht "Details" und gib dein neues Passwort ein. Fertig.

4.1.2. Outlook für macOS

Nach erfolgreicher Installation auf dem Mac kann Outlook gestartet werden. Beim ersten Start wird automatisch nach den Kontoinformationen gefragt.

Auswahl der Oberfläche. Diese kann auch im Nachhinein noch angepasst werden.

E-Mailadresse der KSZ eingeben.

Nach Überprüfung der E-Mailadresse muss der Benutzername (username@ksz.edu-zg.ch) und Passwort eingegeben werden.

Das Exchange Konto ist nun erfolgreich im Outlook für macOS eingerichtet.

4.2. iOS / iPadOS

Wichtig: Auf mobilen Geräten muss ein Entsperr-PIN o.ä. eingerichtet werden um das Gerät minimal zu Schützen.

4.2.1. Apple Apps in iOS

Einstellungen → Passwörter & Accounts → Account hinzufügen → Microsoft Exchange

E-Mailadresse der KSZ eingeben.

Nach Überprüfung der E-Mailadresse muss das Passwort für den Edu-ZG Account eingegeben werden. 

Da die KSZ neu im Edu-ZG Verbund ist, müssen noch zwei zusätzliche Einstellungen angepasst werden:

Server: mail.edu-zg.ch

Benutzername: kürzel@ksz.edu-zg.ch

Passwort: Eventuell muss das Passwort nochmals eingegeben werden. 

Auswahl welche Exchange Daten zur Verfügung stehen sollen. Nach Klick auf Sichern ist das Exchange Konto erfolgreich mit den Apple Apps verknüpft.

Sollten die obigen Schritte nicht zum Erfolg geführt haben, dann klappts vielleicht so: os1015Anleitung.pdf.

4.2.2. Outlook für iOS

Outlook App kann über den App Store installiert werden.

Nach dem Starten von Outlook wird automatisch zum Einrichten des Exchange-Kontos aufgefordert.

Benachrichtigungen Ein- oder Ausschalten.

E-Mailadresse der KSZ eingeben und Konto hinzufügen.

Das Passwort und eine Bezeichnung für das Exchange-Konto eingeben und nach dem Anmelden ist das E-Mailkonto der KSZ eingerichtet.

5. Mail in anderen Programmen / Geräten

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Aus Sicherheitsgründen kann das Windows-Passwort auf dem SMTP-Server nicht benutzt werden. Es muss per E-Mail bei der IT-Abteilung ein Passwort für den SMTP-Server verlangt werden. Achtung: Es muss der Kanti-SMTP-Server benutzt werden. Ansonsten kann es sein, dass die Mails nicht ankommen oder im Spam-Ordner des Empfängers landen.